Stadt Kassel – Digitale Akte – Bürgerbüro führt Unterschriftentablets ein

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Bürgerbüro Mitte, Digitale Akte, Unterschriften-Tablets zur digitalen Bearbeitung, (v.l.n.r.) Ilona Friedrich (Bürgermeisterin), Anja Morell (stellv. Amtsleiterin Bürgeramt), Stefan Knabe (Abteilungsleiter Einwohnerservice), Pia Bernd (Bürgerbüro) – Foto: Stadt Kassel

Kassel – „Mit der Einführung der elektronischen Akte ist die Stadt Kassel einen entscheidenden Schritt weitergekommen, um die Verwaltungsarbeit effektiver zu gestalten und den Bürgerservice deutlich zu verbessern“, sagte Oberbürgermeister Christian Geselle jetzt bei der Präsentation einer wesentlichen Neuerung im Bürgerbüro der Stadt. Dort werden Akten nun elektronisch geführt und Signaturpads für Unterschriften der Bürgerinnen und Bürger genutzt.

„Die elektronische Akte ermöglicht den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bürgerbüros einen schnelleren Zugriff auf personenrelevante Daten und Schriftstücke“, so Bürgermeisterin Ilona Friedrich. „Erfreulich ist, dass durch das Unterzeichnen von Formularen auf den Signaturpads gegenüber der bisherigen Papierform rund 65.000 Druck- und Scanvorgänge eingespart werden. Die gewonnene Zeit kommt den Bürgerinnen und Bürgern zu Gute“, erläuterte sie als für das Bürgeramt zuständige Dezernentin.

Das Bürgeramt verfolgt seit seiner Einrichtung im Jahr 2014 systematisch das Ziel, den Bürgerservice zu optimieren und Arbeitsprozesse zu digitalisieren. Durch innovative Verfahren soll der Dienstleistungsgrundsatz der städtischen Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger effizient umgesetzt werden. So nutzt das Bürgerbüro seit dem 1. März 2018 die Unterschriftentablets zur digitalen Bearbeitung von Formularen für Pass, Personalausweis- und Meldeangelegenheiten. Damit setzt die Stadt jetzt auf eine elektronische Aktenführung, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bürgerbüros einen schnelleren Zugriff auf personenrelevante Daten und Schriftstücke ermöglicht.

Die Neuerung, die den Möglichkeiten des digitalen Zeitalters Rechnung trägt, stellten OB Geselle und Bürgermeisterin Friedrich im Rahme eines Pressetermins vor. Dabei kündigten sie an, dass der Einsatz der eAkte der Auftakt und die Basis sei, Dienstleistungen weiter zu digitalisieren und Verwaltungsvorgänge für Bürgerinnen und Bürger einfacher und schneller zu gestalten.

Schnittstelle zum Fachverfahren

Insgesamt 40 Arbeiterplätze sind mit den Unterschriftentablets ausgerüstet. Sie sind direkt über eine Schnittstelle mit einer elektronischen Akte im Fachverfahren „emeld21“ verbunden. Zu bearbeitende Formulare werden damit direkt in die elektronische Akte der Bürger geladen. Zusammen mit dem Sachbearbeiter wird das Formular digital ausgefüllt und mit einem Stift auf dem Tablet unterschrieben.

„Die im Bürgerbüro am stärksten nachgefragten Dienstleistungen An- und Ummeldung sowie die Beantragung von Ausweisdokumenten können nun durchgängig auf digitalem Wege abgebildet werden. Das spart nicht nur Papier, sondern letztlich auch Zeit. Wir gehen davon aus, dass die Dienstleistungen um ein bis zwei Minuten schneller abgewickelt werden können“, so Oberbürgermeister Geselle und Bürgermeisterin Friedrich.

Bürgerbüro- 80 000 Publikumskontakte im Jahr

Im Bürgerbüro werden bei rund 80 000 Publikumskontakten im Jahr fast 100.000 Bürgeranliegen bearbeitet. Schwerpunkte sind das Ausstellen von Personalausweisen und Reisepässen und die An-und Ummeldung von Wohnsitzen. Es werden aber auch Führungszeugnisse beantragt, Kraftfahrzeugpapiere umgeschrieben und Verpflichtungserklärungen für Besuchsaufenthalte ausgestellt.
„Alle Bürgerinnen und Bürger haben so immer wieder mal Kontakt zum Bürgerbüro. Modernisierungen wirken sich somit stets auf alle Menschen der Stadt aus“, erläuterte Bürgermeisterin Friedrich. Inzwischen würden Maßnahmen wie die Einführung von Terminvereinbarungen oder die Möglichkeit mit EC-Cash zu bezahlen sehr gut angenommen.

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